Как работать с документами проектной документации поступившими из системы Экзон?
Если документ передавался в другую организацию, формируется накладная. В реестре ПД напротив документа, который был передан на согласование между организациями, у пользователей из организации, указанной получателем документа, появится индикатор «требуется действие по накладной» (Рис. 1). Изначально, документ необходимо принять по накладной, для того чтобы активировать возможность совершать действия с документом. Накладная не является фактом приемки работ, а лишь подтверждает количество и комплектность переданной в электронном виде документации.
Рис. 1 – Реестр ПД, индикатор «требуется действие по накладной»
После принятия документа по накладной, в реестре ПД напротив документа, который был передан на согласование у ответственного за согласование пользователя появится знак колокольчика, также слева в списке разделов напротив раздела, будет указано количество документов в данном разделе, с которыми необходимо совершить действие (Рис. 2).
Индикация «требуется действие» в реестре ПД
Нажатием на активную ссылку в столбце шифр откроется окно просмотра документа, где можно ознакомиться с документом, который был передан на согласование (Рис 3(1)).
Для работы с документом в системе, необходимо нажать в любое место в строке реестра, кроме шифра (Рис. 3(2)) – таким образом совершается переход в карточку документа.
Рис 3 - Переход
к просмотру документа и в карточку комплекта ПД
В карточке комплекта перед началом работы с документом, необходимо принять документ по накладкой, которая формируется в системе автоматически, при передаче документа из одной организации в другую (Рис. 4).
Важно: для принятия документа по накладной накладную необходимо подписать с помощью своей ЭП.
Рис. 4
- Карточка комплекта ПД, вкладка сведения
После принятия документа по накладной, документ подлежит рассмотрению.
Основной документ и сопроводительную документацию (при наличии) можно скачать из карточки для рассмотрения или же перейти в доступных форматах в системе в режим просмотра комплектов.
В карточке комплекта во вкладке сведения (Рис. 5(1)) ответственному со стороны заказчика/техзаказчика доступны следующие действия:
Рис 5 -Карточка комплекта ПД, вкладка сведения
- Согласовать - При выборе действия "Согласовать" справа открывается дровер "Согласование", где пользователь должен указать получателя комплекта (организацию и сотрудника) и может написать комментарий. Если комплект направится в отличную организацию от организации пользователя, сформируется накладная.
- Согласовать в экспертизу - При выборе действия "Согласовать в экспертизу" открывается модальное окно с выбором ответственного лица для дальнейшего добавления результата экспертизы.
- Подписать и передать - При выборе действия "Подписать и передать" справа открывается модальное окно "Подписание и передача", где пользователь должен указать получателя комплекта (организацию и сотрудника) и может написать комментарий. Если комплект направится в отличную организацию от организации пользователя, сформируется накладная, которую необходимо подписать.
- На внутреннее согласование - При выборе действия "На внутреннее согласование" справа открывается модальное окно "Передача комплекта на согласование внутри организации", где пользователь должен указать кому передаст комплект из своей организации (список пользователей), срок согласования (если необходимо) и комментарий (если необходимо). В данном модальном окне можно выбрать более одного пользователя.
- Переадресовать - При выборе действия "Переадресовать" справа открывается модальное окно "Переадресация", в котором необходимо указать любого получателя - организацию и ответственного сотрудника. Есть возможность указать комментарий, поле является необязательным. При наличии комментарий будет отражен в маршруте и истории внутри карточки документа.
- На доработку - При выборе действия "На доработку" справа открывается модальное окно "Передача комплекта на доработку", куда автоматически подтягивается инициатор. Системой автоматически формируется письмо с замечаниями, которое можно подписать электронной подписью.
- Сменить инициатора - откроется модальное окно "Сменить инициатора", в котором нужно выбрать пользователя, которому будет передана роль инициатора документа.
- Аннулировать документ - При выборе действия с правой стороны открывается модальное окно Аннулирование документа, в котором необходимо указать причину. После нажатия на кнопку "Аннулировать документ" всплывает уведомление об успешном аннулировании, а также у кнопок действий появляется уведомление "Комплект аннулирован».