Как загрузить документы ПД и передать их в систему Экзон?
Для загрузки проектной документации со стороны Заказчика/Технического заказчика в проект, необходимо выполнить следующие шаги:
ШАГ 1. Загрузить документ в систему. При заполнении поля "Ответственный" необходимо выбрать свою же организацию и себя как ответственного сотрудника.
Для этого необходимо выбрать раздел, в который планируется загрузка документации, нажав на него клавишей мыши. Далее необходимо нажать на кнопку «Добавить документ» (Рис. 1).
Рис 1 – Загрузка ПД в проект со стороны Заказчика/Технического заказчика
Рис. 2 – Обязательные для заполнения поля при загрузке ПД
Добавьте документ в формате pdf в окно для загрузки, на документ будет автоматически проставлен QR-код, который при необходимости можно удалить. Далее необходимо заполнить поля, помеченные * (обязательные для заполнения поля) (рис.2).
Обращаем ваше внимание, что в поле "Автор" всегда указывается организация, составившая данную проектную документацию. В выпадающем списке будут все организации, добавленные в проект во вкладке участники.
❗️Обращаем ваше внимание, что после передачи документа на согласование по маршруту в системе, поля Наименование документа и шифр, будут заблокированы для редактирования. В систему не может быть загружено несколько документов с одинаковым шифром, шифр для каждого документа должен быть уникален.
В поле «Ответственный» необходимо выбрать сотрудника, которому необходимо направить документ для согласования в экспертизу. Здесь можно выбрать свою организацию и себя же как ответственного пользователя из списка. Если документ загружается со стороны заказчика в систему, рекомендуем выбрать в поле "Ответственный" себя или своего коллегу, ответственного за передачу документа В производство работ.
Далее, если документ необходимо подписать, нажмите на чек-бокс "Подписать документ".
После этого нажмите на кнопку "Передать на согласование"
Рис. 3 – Заполнение основной информации ПД
После подписания и передачи на согласование документ отобразиться в реестре.
Также во вкладке ПД есть возможность добавлять документы в формате XML
Для загрузки документа в формате XML необходимо:
1. Выбрать слева нужный раздел ПД, в который планируется загрузить документ. Кнопка добавить документ будет активна, необходимо нажать на переключатель действия и выбрать действие «Добавить документ XML» (рис 4)
Рис. 4 - Переключение режима добавления документа
Далее откроется окно добавления документа, где необходимо загрузить сам документ ПД в формате xml, а также заполнить обязательные поля справа. Обращаем ваше внимание, что после передачи документа на согласование внутри системы, поля Наименование документа и шифр, будут заблокированы для редактирования. В систему не может быть загружено несколько документов с одинаковым шифром, шифр для каждого документа должен быть уникален.
В поле автор, указывается организация, которая разработала данный документ. В выпадающем списке будут все организации, добавленные во вкладке участники.
Рис. 5 – Загрузка документа в формате XML
Далее процесс согласования документа аналогичен согласованию документа формата pdf.
Функционал карточки документа
В разделе "Проектная документация" первый статус, с которым приходит новый документ - "На согласовании" (рис. 3)
Есть возможность нажатием на активное поле “шифр” в проектной документации, открыть сам документ для просмотра внутри системы для ознакомления с ним. (рис 6,1)
Рис. 6 - Реестр РД, переход к карточке документа и окну просмотра
Если документ корректен и соответствует нужным нормам - нажимаем на карточку документа (на любое поле кроме поля шифр) (рис.6, 2). Обратите внимание, накладная не формируется, так как документ передавался внутри системы только в рамках одной организации.
ШАГ 2. Согласовать документ в экспертизу. Получателем комплекта также необходимо указать себя же.
Следующим шагом для проектной документации является согласование документа в экспертизу. Это необходимо для того, чтобы ответственный за загрузку результата экспертизы сотрудник смог добавить результат экспертизы в систему.
Для этого пользователю, у которого документ находится на согласовании необходимо перейти в карточку документа и через нажатие на кнопку выбора действия выбрать действие согласовать в экспертизу (рис. 7)
Рис. 7 - Действие согласовать в экспертизу
Далее откроется окно, в котором необходимо выбрать получателя комплекта (рис.8). Выбранный сотрудник будет назначен ответственным за загрузку результатов экспертизы в систему. Если результат экспертизы будет загружаться в систему со стороны Заказчика/Технического заказчика - можно выбрать себя или коллегу по организации.
Рис. 8 - Назначение ответственных за загрузку результатов экспертизы в систему
После выполнения предыдущего действия документ сменит статус на "Готов к экспертизе".
ШАГ 3. Добавить результат экспертизы. Ответственным за согласование результатов экспертизы необходимо выбрать свою организацию и себя как ответственного сотрудника.
Через кнопку выбора действия необходимо выбрать "Добавить результат экспертизы" (рис. 9).
Рис. 9 - Действие "Добавить результат экспертизы"
В открывшемся окне загружается сам том проектной документации прошедший экспертизу (1). Основные атрибуты заполнены автоматически, также необходимо заполнить атрибуты Информация об экспертизе, выбрав предварительно загруженное заключение во вкладку Заключение экспертизы (2) или загрузить его (3) (рис.10);
Рис. 10 - Загрузка результатов экспертизы в систему
Спустившись ниже, в окне интерфейса загрузки результатов экспертизы, необходимо выбрать ответственного за согласование этих результатов(рис. 11, 1), подписать накладную (рис. 11, 3) при передаче документа в организацию, отличную от вашей и, при необходимости, сам документ (рис.11,2) и совершить передачу документа (рис.11, 4).
Рис. 11 - Передача на согласование результатов экспертизы
После чего документ приобретет статус «Экспертиза».
ШАГ 4. Выдать ПД в производство и передать в работу представителю подрядной/генподрядной организации.
В зависимости от настроек, указанных в настройках внутри модуля ПИР финальным статусом для Проектной документации в системе могут служить два статуса: "Экспертиза согласована" и "В производстве". Более подробно о настройках модуля ПИР указано в статье: https://suid.usedocs.com/article/77370
❗️Важно❗️
Передача в работу представителям подрядной/генподрядной организации является обязательным условием передачи документа в систему подрядчика.
Соответственно, необходимо в настройках для проектной документации включить настройку "Включать шаг ВПР в маршруте ПД", которая позволяет выдавать в производство работ проектную документацию.
После того, как указанная выше настройка включена для пользователя от организации заказчика/технического заказчика, которому передали документ на согласование доступно действие: "В производство" (рис.12)
Рис. 12 - Действие "В производство"
Далее откроется окно выпуская комплекта в производство, где необходимо переключить бегунок "Передать в работу" в активное положение, выбрать организацию и сотрудника, которому передаете документ в работу и подписать накладную (рис.13)
Рис. 13 - Выпуск комплекта в производство работ
После этого документ изменит свой статус на "В производстве" и будет передан в систему заказчика