Задача с типом "Заявка"
Общая информация
Роли, которым доступна работа с задачей "Заявка"
Процессные роли:
- Исполнитель;
- Инициатор;
- Получатель;
- Согласовант
Участник процесса + статусная модель + допустимые действия участника процесса
| Роль + легенда | Новая | На согласовании | Ожидает решения | В работе | Выполнена | Отозвана | Отклонена |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Инициатор | Отменить Подать заявку | Отменить Отозвать Закрыть (просмотреть карточку) | Отменить Отозвать Закрыть (просмотреть карточку) | Отменить Отозвать Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) |
| Получатель | Не доступно | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) |
| Согласовант | Не доступно | Закрыть (просмотреть карточку) Отклонить Согласовать | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) |
| Исполнитель | Не доступно | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть Отклонить В работу | Закрыть Отклонить Завершить выполнение | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) | Закрыть (просмотреть карточку) |
Создание задачи "Заявка"
Чтобы создать задачу с типом "Заявка", пользователю нужно зайти во вкладку "Мои задачи" и нажать на кнопку "Создать задачу".
Пользователь, который создает заявку является Инициатором.
Примечание:
Создать задачу может СуперАдмин, РАВ, Админ Внедрения, Админ Процессов, Пользователь.
Рис. 1 - Создание задачи
Затем необходимо выбрать тип задачи "Заявка" и перейти к созданию задачи.
Рис. 2 - Выбор типа задачи
Далее система отобразит модальное окно создания.
На первом шаге "Выбор шаблона" пользователю необходимо выбрать шаблон, по которому будет создана задача.
Рис. 3 - Создание заявки: первый шаг
После выбора шаблона на втором шаге "Просмотр заявки" необходимо заполнить обязательные поля. У пользователя также есть возможность загрузить файл.
В карточке задачи отображаются поля, заранее заполненные администратором в шаблоне: Исполнитель, Крайний срок выполнения. Если в шаблоне было настроено дополнительное согласование, то выводятся следующие поля: согласовант, крайний срок согласования.
После заполнения обязательных полей пользователю необходимо нажать на кнопку "Создать".
Рис 4 - Создание заявки: второй шаг
После создания заявки пользователь видит ее в списке задач с актуальным статусом во вкладке "Мои задачи".
Выполнение заявки: Без согласования
В этом подразделе описывается работа с задачей без дополнительного согласования.
Участниками в такой задаче являются: инициатор, исполнитель, получатель.
В этом случае после создания задача сразу отправляется на выполнение исполнителю. Получатель видит только карточку задачи, он не может совершать действия с задачей.
Работа со стороны исполнителя с задачей "Заявка"
- После создания заявка отображается у актуального исполнителя со спец. знаком "Требует выполнения"
, у остальных участников (получателя и инициатора) отображаются без спец. знака.
Также задаче присваивается статус "Ожидает выполнения".
Рис. 5 - Новая заявка у исполнителя
2. При нажатии на задачу, по которой пользователю необходимо вынести решение, система открывает карточку задачи.
В карточке задачи расположены:
| № Элемента | Название | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Основная информация | В основной информации содержаться данные о задаче, виден срок выполнения, указаны все участники задачи, а также дата создания. |
| 2 | Приложение к заявке | Если при создании задачи был приложен какой-либо документ, в этой части интерфейса можно его скачать и посмотреть. |
| 3 | Маршрут | Все действия в задаче отображены в маршруте. |
| 4 | Статус | Пользователи всегда видят актуальный статус. Если заявка была отправлена инициатору, но он еще не взял ее в работу, статус отображается "Ожидает выполнения". |
Доступные действия с задачей для исполнителя:
| Действие | Описание |
|---|---|
| Взять в работу - кнопка "В работу" (элемент № 5) | Когда исполнитель берет заявку в работу, значит, что он приступил к ее выполнению, и после этого он может вынести решение по заявке. |
Примечание:
Кнопка "Взять в работу" доступна исполнителю в том случае, если ему отправили заявку на выполнение.
Рис. 6 - Карточка заявки
3. При нажатии на кнопку "В работу" меняется статус задачи "Заявка" на "Выполняется" (элемент №1) .
Взятие задачи в работу также фиксируется в маршруте задачи "Заявка" (элемент №3).
Исполнителю становятся доступны новые действия в задаче (элемент №2) .
Доступные действия:
| Действие | Описание |
|---|---|
| Завершить выполнение | При нажатии на эту кнопку задача будет закрыта со статусом "Выполнена" |
| Отклонить | При нажатии на эту кнопку задача будет закрыта со статусом "Отклонена" |
Рис. 7 - Карточка задачи после того, как исполнитель взял заявку в работу
Исполнитель вынес положительное решение по задаче
- Если пользователь выбирает действие "Завершить выполнение", далее ему необходимо подтвердить успешное завершение в модальном окне.
После подтверждения система присвоит задаче статус "Выполнена". - Также все действия с задачей фиксируются в маршруте задачи.
Рис. 8 - Карточка задачи: заявка выполнена
Исполнитель вынес отрицательное решение по задаче
- Пользователь нажимает на кнопку "Отклонить", затем ему необходимо в модальном окне ввести причину, по которой необходимо отклонить задачу "Заявка", и подтвердить отклонение.
Рис. 9 - Отклонение заявки исполнителем
2. При отклонении задаче присваивается статус "Отклонена" (элемент №1).
Также это решение фиксируется в маршруте задачи (элемент №2) :
- Статус действия на шаге становится "Отклонено";
- Оставленный комментарий при отклонении указывается в маршруте задачи.
Рис. 10 - Отклонение заявки исполнителем
Работа со стороны инициатора с задачей "Заявка"
Инициатор видит все изменения в карточке задачи "Заявка": актуальный маршрут и статусы.
Пока задача "Заявка" стоит в не завершающем статусе у инициатора есть действие "Отозвать задачу".
- Инициатор нажимает на кнопку "Отозвать заявку", система отображает модальное окно для подтверждения.
Рис. 11 - Отзыв заявки инициатором
2. В модальном окне инициатору необходимо указать причину и подтвердить отзыв задачи.
Рис. 12 - Модальное окно при отзыве заявки
3. После подтверждения отзыва в модальном окне задаче присваивается статус "Отозвана" (элемент 1), также все решения фиксируются в маршруте задачи (элемент 2).
Изменение в маршруте задачи:
- Добавляется новый шаг "Отозвана"
- У шага, на котором состоялся отзыв задачи, меняется статус на "Отозвано инициатором".
Рис. 13 - Заявка отозвана
Выполнение заявки: С дополнительным согласованием
Задача заявка может быть создана с дополнительным согласованием и без него. Эти настройки находятся в шаблонах задачи "Заявка".
В этом подразделе описывается работа с задачей с дополнительным согласованием.
Участниками в такой задаче являются: инициатор, согласовант, исполнитель, получатель.
В этом случае после создания задачи она сразу отправляется на согласование, после успешного согласования отправляется на выполнение исполнителю.
Получатель видит только карточку задачи, он не может совершать действия с задачей.
Работа с задачей "Заявка" со стороны согласованта
- После создания заявка отображается у актуального исполнителя со спец. знаком , у остальных участников (получателя и инициатора) отображаются без спец. знака.
Также задаче присваивается статус "На согласовании".
В карточке задачи отображены:
| № Элемента | Название | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Основная информация | В основной информации содержаться данные о задаче, виден срок выполнения, указаны все участники задачи, а также дата создания. Если в шаблоне настроено дополнительное согласование, то вся информация о нем также расположена в карточке. |
| 2 | Приложение к заявке | Если при создании задачи был приложен какой-либо документ, в этой части интерфейса можно его скачать и посмотреть. |
| 3 | Маршрут | Все действия в задаче отображены в маршруте. |
| 5 | Статус | Пользователи всегда видят актуальный статус. Если заявка была отправлена инициатору, но он еще не взял ее в работу, статус отображается "Ожидает выполнения". |
Доступные действия (элемент №4):
| Действие | Описание |
|---|---|
| Согласовать | После согласования заявка автоматически отправляется исполнителю заявки |
| Отклонить | После отклонения задача закрывается со статусом "Отклонена", далее по маршруту задача НЕ отправляется. |
Рис. 14 - Карточка заявки: работа согласована
Согласовант вынес положительное решение
- Согласовант нажимает на кнопку "Согласовать" и в модальном окне подтверждает свое действие.
Рис. 15 - Согласование заявки
2. После подтверждения автоматически задача переходит исполнителю, также ей присваивается статус "Ожидает выполнения".
Действия согласованта отображаются в маршруте задачи:
- Действию на шаге присваивается статус "Выполнено".
Рис. 16 - Заявка согласована
Согласовант вынес отрицательное решение
1.Согласовант нажимает на кнопку "Отклонить", в модальном окне указывает причину и подтверждает свое действие.
Рис. 17 - Отклонение заявки: модальное окно
2. После отклонения задачи дальнейший маршрут прерывается и задаче присваивается статус "Отклонена".
Все действия фиксируются в маршруте:
- Действию на шаге присваивается статус "Отклонено";
- У согласованта в маршруте указывается комментарий при отзыве.
Рис. 17 - Заявка отклонена
Действия исполнителя и инициатора
Действия исполнителя и инициатора ничем не отличаются от описанных выше в разделе "Выполнение заявки: Без согласования"