Интеграция с Актированием

Описание

Интеграция с Актированием позволяет создавать шаблон (для согласования документа), по которому пользователь в Актировании сможет запускать согласование документа.

Процесс применения шаблона в Актировании можно разделить на два крупных этапа.

Ценность функционала

Теперь не нужно задавать последующих согласующих при выносе своего решения, система сама отправит документ тому, кто указан на следующем шаге в маршруте.

Создание и публикация шаблона для модуля Актирование

Этап №1 "Создание шаблона для Актировании в модуле Процессы".

Описание:

На этом этапе необходимо создать шаблон в Процессах и опубликовать.

На этом этапе важно помнить, что в шаблоне вы настраиваете шаги согласования, устанавливаете исполнителя на каждом шаге, а также можете настроить параллельное согласование на одном из основных шагов вашего шаблона.

На данный момент вы можете создать шаблон для следующих типов документов:

• Справка по форме КС-3
• Акт по форме КС-2
• Акт выполненных работ на ПИР
• Акт сдачи-приёмки оказанных услуг
• Реестр платежей

Настройка шаблона:

Шаг № 1

Примечание:
У пользователя, который будет работать с шаблонами должна быть роль "Администратор процессов".
Ее назначает администратор (СуперАдмин, КомпаниАдмин, РАВ) любому пользователю в рамках своей организации.
Для этого необходимо перейти в модуль Процессы, затем необходимо перейти во вкладку "Администраторы" и добавить нужного администратора Процессов.

Необходимо перейти в модуль "Процессы" (рис. 1 - элемент №1), затем во вкладку "Настраиваемые шаблоны" (рис. 1 - элемент №2).

Рис.1 - Переход во вкладку "Настраиваемые шаблоны"

Шаг №2

Во вкладке "Настраиваемые шаблоны" в сайдбаре необходимо выбрать "Актирование" (рис. 2 - элемент №1).
В открывшемся реестре находятся все созданные шаблоны вашей компании.

Для того, чтобы создать новый шаблон для актирования, нужно в этом реестре нажать на кнопку "Создать шаблон" (рис. 2 - элемент №2).

Рис.2 - Переход в раздел "Актирование"

Шаг №3

В открывшемся модальном окне необходимо заполнить все обязательные данные перед настройкой шагов:

• Тип документов (рис. 3 - элемент №1)
• Наименование (рис. 3 - элемент №2)

Рис.3 - Шаблон для маршрута в Актировании

Шаг №4

Для того, чтобы добавить шаги в маршрут необходимо нажать на кнопку "Добавить шаг".

Далее необходимо заполнить все данные каждого шага:

• Исполнитель шага
• Тип действия

На каждом шаге вы можете настроить также параллельное согласование.

Параллельное согласование будет запускаться автоматически при наступлении шага, на котором оно настроено

(Например: На шаге №2 Исполнителем указан Петр Петров, также на этом шаге был указан параллельный согласовант Семен Семенович. После того, как на первом шаге было вынесено положительное решение, система автоматически передает его на второй шаг, следовательно Петр Петров и Семен Семенов получат это согласование одновременно).

Рис.4 - Настройка шага: основные данные

Настройки параллельного согласования включают в себя следующие настройки:

• Указание исполнителей параллельного согласования;
• Указание сроков на согласование.

Рис.5 - Настройка шага: настройка параллельных согласовантов

№ элемента	Наименование / Тип элемента	Описание
1	Тогл "Параллельное согласование"	Эта настройка включена
2	Поле "Участники параллельного согласования"	Необходимо выбрать сотрудника из организации
3	Поле "Срок на согласование"	Необходимо указать кол-во дней. Расчет доступного срока на согласовании при запуске задачи: Ко дню, когда состоялся старт маршрута, система прибавляет указанное кол-во дней.

Шаг №5 (опциональный)

Если по бизнес процессу вам необходимо после внутреннего согласования отправить документ в другую организацию, то тогда необходимо в шаблоне включить тогл "Вернуть инициатору согласования" (рис. 6 - элемент №1).

Если тогл "Вернуть инициатору согласования" (рис. 6 - элемент №1) будет выключен, то исполнитель на последнем настроенном шаге вынесет завершающее действие (согласовать и завершить или подписать и завершить) и передать документ на согласование в другую организацию будет невозможно.

Рис. 6 - Настройка тогла

Шаг №6

После того, как настройка шагов маршрута завершена необходимо нажать на кнопку "Далее" и перейти на второй шаг "Предпросмотр". На втором шаге необходимо проверить созданный вами маршрут (рис. 7 - элемент №1), и если нет никаких противоречий необходимо нажать на кнопку "Создать шаблон" (рис. 7 - элемент №2).

В маршруте система указывает:

• шаги согласования (рис. 7 - элемент №1)
• ФИО основного исполнителя (рис.7 - элемент №3)
• выбранное действие основного согласованта (рис. 7 - элемент №2)
• ФИО параллельных согласовантов, если они были настроены на шаге (рис. 7 - элемент №4)
• шаг "Вернуть инициатору согласования", если тогл "Вернуть инициатору согласования" был включен (рис. 7 - элемент №5)

Рис. 7 - Проверка шаблона

Шаг №7

После создания шаблона система присваивает ему статус "Новый".

ВНИМАНИЕ: Такой шаблон пользователь в модуле Актирования не увидит, т.е. по этому шаблону он НЕ МОЖЕТ запустить согласование.

Этап №2 "Публикация созданного шаблона "

Шаг №1

Во вкладке "Настраиваемые шаблоны" (рис.8 - элемент №1) необходимо перейти в раздел "Актирование" (рис.8 - элемент №2)

Шаг №2

В открывшемся реестре необходимо найти нужный шаблон со статусом "Новый"

Шаг №3

1. Затем напротив него необходимо прожать кебаб - меню (рис.8 - элемент №3) и выбрать действие "Опубликовать" (рис.8 - элемент №4)
2. После успешной публикации пользователь в модуле Актирование сможет запускать согласование по этому шаблону.

Рис. 8 - Публикация шаблона

Работа с созданным шаблоном

Работа с шаблонами для модуля Актирования представляет собой классический процесс работы с шаблонами в Процессах.

У пользователя есть возможности:

• Опубликовать шаблон
• Архивировать шаблон
• Редактировать шаблон
• Редактировать наименование шаблона
• Удалять шаблон
• Копировать шаблон

Примечание:

При копировании шаблона пользователь может изменить все параметры, кроме одного - "ТИП ДОКУМЕНТА" (этот параметр при копировании изменить НЕЛЬЗЯ)